Vertrags- und Dokumenten management
Für Well PM ist Vertragsmanagement ein zentraler Aspekt unseres gesamten Geschäftsansatzes, eine Schlüsselkomponente jedes klar definierten und überwachten Projekts, die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und Verantwortlichkeit nachverfolgt und somit Risiken für die Pläne unserer Kunden reduziert und mindert.
Unsere vielfältige Erfahrung mit unterschiedlichen Vertragsrahmen – FIDIC, VOB, Legea nr. 50/1991 – und die starke Integration der Dokumentation in unser BIM-System haben uns die Expertise verschafft, die unsere Kunden benötigen, um Klarheit in einem Element zu bewahren, das ansonsten als dicht und bürokratisch in der Existenz jedes Projekts wahrgenommen wird. Gleichzeitig geben uns unsere soliden Grundlagen im Vertrags- und Dokumentenmanagement die Flexibilität, die erforderlich ist, um uns angemessen an die vertraglichen und verfahrenstechnischen Anforderungen unserer Kunden anzupassen.
Grundlegende Aspekte, die wir unseren Kunden stets betonen, sind die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die zeitnahe und sorgfältige Berichterstattung und das Risikomanagement sowie selbstverständlich das schrittweise Lebenszyklusmanagement des Vertrags – von der Ausarbeitung und Verhandlung über die Ausführung und Änderungen bis hin zur endgültigen Beendigung.
Vertrags- und Dokumentenmanagement
Unsere Dienstleistungen
Schaffung vertraglicher Klarheit und Transparenz zur Unterstützung sicherer Entscheidungen und erfolgreicher Projektabwicklung.
Ausschreibung und Beschaffung
Wir optimieren Ausschreibung und Beschaffung durch strukturierte Prozesse, zuverlässige Dokumentation und qualifizierte Partner und gewährleisten dabei Transparenz und klare Anforderungen.
Vertragsverhandlung und -änderungen
Wir unterstützen Vertragsverhandlungen und -änderungen und gewährleisten klare Verantwortlichkeiten, ausgewogene Bedingungen und Übereinstimmung mit den Projektanforderungen.
Dokumentenmanagement
Wir organisieren und kontrollieren die Projektdokumentation und gewährleisten Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Versionskontrolle und effizienten Informationsaustausch.
Vertragsmanagement
Wir überwachen Verträge, Verpflichtungen, Fristen, Leistungen und Korrespondenz, wahren die Transparenz und identifizieren Abweichungen frühzeitig.
Risikomanagement
Wir identifizieren, bewerten und mindern Projektrisiken, unterstützen proaktive Entscheidungsfindung und schützen Projektziele.
Änderungsmanagement
Wir steuern Änderungen von der Bewertung bis zur Umsetzung, bewerten deren Auswirkungen auf Umfang, Zeitplan und Kosten und wahren die Projektkontrolle.
Anspruchs- und Kostenmanagement
Wir überwachen Kosten und verwalten Ansprüche, Abweichungen und Zusatzleistungen, liefern präzise Bewertungen, Prognosen und Kostentransparenz.
BIM- und digitale Koordination
Wir koordinieren BIM-Prozesse und digitale Projektinformationen, unterstützen Modellintegration, Datenkonsistenz, Mengenermittlung und effiziente Zusammenarbeit zwischen Projektbeteiligten.
Vertrags- und Dokumentenmanagement
SO ARBEITEN WIR
Schritt eins
Kundenanforderungen
Wir beginnen damit, ein klares Verständnis der Ziele des Kunden, des Projektumfangs, der Leistungen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und wesentlichen Anforderungen zu entwickeln. Gemeinsam mit dem Kunden und den relevanten Stakeholdern legen wir den Vertragsrahmen fest und identifizieren die technischen und kommerziellen Anforderungen, die während des gesamten Projektlebenszyklus berücksichtigt werden müssen.
Schritt zwei
Vertragserstellung, -prüfung und -genehmigung
Auf Grundlage der definierten Anforderungen unterstützen wir die Ausarbeitung, Prüfung und Koordination der Vertragsdokumentation. Wir stellen sicher, dass Umfang, Verantwortlichkeiten, Leistungen, kommerzielle Bedingungen und Vertragsbedingungen klar definiert und mit den Projektzielen abgestimmt sind. Gegebenenfalls werden Verantwortlichkeiten und Schnittstellen vor der endgültigen Genehmigung durch eine RASCI-Matrix weiter strukturiert.
Schritt drei
Ausschreibung und Beschaffung
Wir steuern und unterstützen den Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess von der Marktforschung und Vorqualifizierung der Auftragnehmer über die Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsbewertung bis zur Auftragsvergabe. Technische und kommerzielle Angebote werden systematisch geprüft und verglichen, während Klärungen mit den relevanten Parteien koordiniert werden. Dies schafft eine transparente und gut dokumentierte Grundlage für die Auftragnehmerwahl und Beschaffungsentscheidungen.
Schritt vier
Vertragsausführung und -einhaltung
Während der Projektausführung überwachen wir vertragliche Verpflichtungen, Leistungen, Fristen und Dokumentationsanforderungen. Vertragsstatus, Abweichungen und potenzielle Risiken werden kontinuierlich verfolgt, während relevante Korrespondenz und Entscheidungen dokumentiert werden. Dies schafft Transparenz hinsichtlich der Vertragserfüllung und unterstützt die zeitnahe Koordination mit dem Bauleiterteam und anderen Projektbeteiligten.
SCHRITT VIER
Schritt Fünf
Risiko-, Anspruchs- und Kostenmanagement
Wir identifizieren und bewerten vertragliche und projektbezogene Risiken frühzeitig und unterstützen die Umsetzung geeigneter Minderungsmaßnahmen. Ansprüche, Zusatzkosten und vertragliche Abweichungen werden systematisch dokumentiert, bewertet und verfolgt und schaffen eine transparente Grundlage für Verhandlungen, Entscheidungsfindung und das Management potenzieller finanzieller und vertraglicher Auswirkungen.
Schritt Sechs
Projektabschluss und -übergabe
Bei Projektabschluss unterstützen wir den strukturierten vertraglichen und dokumentarischen Abschlussprozess. Ausstehende Verpflichtungen, offene Ansprüche, Schlussrechnungen, vertragliche Leistungen und erforderliche Projektdokumentation werden geprüft und koordiniert. Wir stellen sicher, dass relevante Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und ordnungsgemäß archiviert sind, und unterstützen eine effiziente Übergabe und einen transparenten Abschluss der Vertragsbeziehung.